Memorial Descritivo Contratação de Empresa para Produção e Gerenciamento de Evento - 7° Seminário

Recebemos proposta das seguintes empresas?

Acquaviva Promoções e Eventos Ltda – EPP

Rig Produções

Empresa Vencedora: Acquaviva Promoções e Eventos Ltda – EPP, valor: R$ 19.800,00.

 

 

Memorial Descritivo

 

A SP Leituras – Associação Paulista de Bibliotecas e Leitura – associação civil sem fins lucrativos, com sede na cidade de São Paulo, estado de São Paulo à Rua Faustolo, 576 – Água Branca, CEP: 05041-000, inscrita no CNPJ: 12.480.948/0001-70, vem por meio deste, convidar fornecedores a apresentar proposta para Contratação de Empresa para Produção e Gerenciamento de Evento.

Os interessados deverão encaminhar propostas com timbre da empresa, endereço, telefone, fax, pessoa para contato, marca dos produtos com valores unitários e totais, condições de pagamento, prazo de entrega, custo de frete se houver e validade da proposta.

 

O recebimento das propostas ocorrerá até o dia 01 de setembro de 2.014. Solicitamos aos interessados enviarem as propostas por carta, ou e-mail (tereza@spleituras.org).

 

Objetivo

Produzir e coordenar atividades do evento e dos fornecedores de serviços para o 7º SEMINÁRIO INTERNACIONAL DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS E COMUNITÁRIAS (SEMINÁRIO BIBLIOTECA VIVA), a ser realizado no Centro de Convenções Rebouças – Salões Turquesa e Lilás [Av. Rebouças, 600, Pinheiros, São Paulo/SP], dias 17, 18 e 19 de novembro de 2014, sob a supervisão geral da SP Leituras.

Horários

17 de novembro: das 8 horas às 19 horas

18 e 19 de novembro: das 8h30 às 18h30

Públicos-alvo

• Bibliotecários e profissionais de biblioteca, salas de leitura e programas de incentivo à leitura;


• Gestores das áreas da Cultura e Educação;


• Estudantes de biblioteconomia e áreas correlatas;

Público estimado

700 pessoas

Especificações dos serviços próprios e de terceiros

1. Produção e gerenciamento da produção

Valor fixo para acompanhamento de todas as fases da produção do evento, considerando o gerenciamento de serviços de empresas contratadas para execução dos itens abaixo:

1.1   Secretaria e receptivo

• Equipe composta por 10 (dez) produtores / recepcionistas uniformizados que atuarão no acesso e nos demais locais do evento;


• Secretária bilíngue (inglês e espanhol).

1.2   Suporte a convidados (nacionais e internacionais)

• Público a ser atendido: de 15 a 20 pessoas (estimativa);


• Orientação sobre vistos;


• Vacinas;


• Reservas de voos;


• Reserva de hotéis.

1.3   Equipamentos e serviços

• Coordenação dos serviços de limpeza de buffet e materiais de limpeza (sem sanitários), com auxiliares de limpeza diária; materiais de limpeza (desinfetante, sacos de lixo, panos, rodos, vassouras e baldes). Escala de atendimento: 17, 18 e 19 de novembro, das 8h30 às 18h30;


• Coordenação dos serviços de traslados e receptivos para os convidados internacionais, com número de traslados e receptivos a definir - Aeroporto Internacional de Guarulhos / Hotel contratado;


• Coordenação dos serviços de vigilância, segurança, portaria e controle de acesso, com seguranças diários (Seguranças Vigilantes); profissionais certificados e uniformizados; equipamentos de comunicação (rádio HTs, Nextel e/ou celulares). Escala de atendimento: 17, 18 e 19 de novembro, das 7h30 às 19h30;


• Coordenação dos serviços montagem de móveis para o palco e o foyer / secretaria.

1.4   Equipamentos e serviços de informática e audiovisual

• Coordenação dos serviços de informática e audiovisual, com datashow, impressora para impressão de etiquetas e demais necessidades técnicas, notebooks, leitor de código de barras para controle de entrada dos inscritos, rádios walk talk, multimídia, sonorização, tela de projeção, tradução simultânea, documentação em vídeo e foto, operação das apresentações PPT, vídeos e outros recursos multimídia;


• Profissionais: coordenador / operador;


• Transporte, montagem, operação e desmontagem.

1.5   Hotéis

Negociação de opções de acomodação dos convidados (nacionais e internacionais) e inscritos em hotéis de categorias diferentes (econômicas) - Mínimo: 4 opções

1.6   Logística do evento

Coordenação de serviços de alimentação:

Coquetel de abertura – 17 de novembro;

Welcome coffee – 17, 18 e 19 de novembro;

Coffee break – 17, 18 e 19 de novembro.

Nota 1: os serviços acima deverão ser orçados separadamente, com a especificação dos valores atribuídos a cada etapa.

Nota 2: serviços extras, como traslados e outros, serão orçados em separado.

1.7   Sistemática de contratação de serviços de terceiros

• Apresentação detalhada dos serviços prestados por terceiros indicados pela empresa contratada, com três orçamentos para avaliação da organização;


• A organização poderá aceitar ou recusar as propostas apresentadas por intermédio da contratada;


• Fornecedores indicados pela empresa contratada e aceitos pela organização serão de responsabilidade gerencial da empresa contratada.


• Os fornecedores contratados pela SP Leituras serão supervisionados diretamente pela OS.

2. Condições de pagamento

50% na aprovação da proposta;

50% no término do evento.

3. Serviços prestados por terceiros

Conforme condições apresentadas na proposta.

Obs.: As despesas referentes à alimentação dos profissionais envolvidos no evento serão de responsabilidade das empresas contratadas.

CERTIDÕES EXIGIDAS:

Contrato Social (Cópia Autenticada), Quitação com o INSS, Quitação com o FGTS, Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União e Certidão Negativa de Débito.

 

LOCAL DE ENTREGA:

Rua Faustolo, 576 – água Branca – SP.

 

São Paulo, 25 de agosto de 2.014.

Maria Tereza Kapp

Coordenadora de Compras

Tel.: (5511) 3155-5444